Jako narzędzie PR, konferencja stanowi perfekcyjną przestrzeń do spotkania z dziennikarzami. Kiedy powinno decydować się na organizację konferencji? Przede wszystkim, kiedy mamy ciekawy komunikat, z którym chcielibyśmy trafić do szerszej publiczności. Jeśli informacja nie jest wystarczająco atrakcyjna, należy zastanowić się, czy na pewno warto zapraszać media. W przypadku uznania takiej informacji za nieinteresującą, konferencja będzie dla nich stratą czasu, a dla nas pieniędzy.

O czym pamiętać przed organizacją konferencji?

W momencie, kiedy jesteśmy pewni, że zainteresujemy dziennikarzy tematem konferencji, czas przemyśleć jak zorganizować konferencję prasową, tak aby każda ze stron była zadowolona z jej przebiegu. Na samym początku, ustalmy miejsce konferencji. Odpowiednia sala konferencyjna z pewnością ułatwi płynny przebieg całego wydarzenia. Z perspektywy uczestników konferencji, dużym ułatwieniem jest bezproblemowy dojazd, dostępność parkingu i dobra akustyka sali.

Najlepszy termin konferencji prasowej

Za najlepszy termin zwykło się uznawać wtorek lub środę. To środek tygodnia, dlatego zwiększamy prawdopodobieństwo, że temat naszej konferencji rozejdzie się po mediach, a dziennikarze nie mają nic zaplanowanego. Dodatkowym aspektem, którym może nam w tym pomóc, jest odpowiednia godzina konferencji. Dobrze sprawdzi się przedział pomiędzy godziną 9 a 13 – dzięki temu może pojawić się o nas więcej artykułów prasowych i zwiększamy szansę na liczną reprezentację mediów.

Kiedy poinformować dziennikarzy?

Najlepszą praktyką jest informowanie z tygodniowym wyprzedzeniem, w postaci oficjalnego zaproszenia. W ten sposób dajemy im czas na ułożenie swojej pracy i umożliwiamy zagospodarowanie czasu, tak aby mogli wziąć udział w konferencji. W zaproszeniu powinniśmy zawrzeć: datę, miejsce, tematykę, czas trwania konferencji oraz ewentualnych gości specjalnych.

Przebieg konferencji

Jeśli wybraliśmy już miejsce, w którym zorganizujemy spotkanie i nie musimy się martwić o frekwencję, ponieważ poinformowaliśmy wszystkich zainteresowanych dziennikarzy, możemy przejść do przebiegu wydarzenia. Odpowiednie przygotowanie do konferencji prasowej wymaga dbałości o detale. Jednym z nich jest przygotowanie miejsca na indywidualne rozmowy dziennikarzy z prelegentami. Dobrym zwyczajem jest „zaopiekowanie się” nowymi dziennikarzami oraz krótka rozmowa z tymi, których już znamy. Takie małe gesty pomagają budować nasz profesjonalny wizerunek. Scenariusz jest niezwykle przydatnym narzędziem, dającym nam pewność, że niczego nie przeoczymy. Co więcej, korzystanie ze scenariusza pozwala zaoszczędzić czas, co jest wyrazem szacunku wobec gości. Uproszczony schemat konferencji prezentuje się następująco: powitanie, wgłębienie się w tematykę konferencji, wypowiedzi gości, czas na pytania, zakończenie i podziękowanie za udział w konferencji.

Czy poczęstunek to dobry pomysł?

Nie jest to konieczność, jednak poczęstunek stanowi miły gest wobec dziennikarzy. Warto podkreślić, że nie trzeba przygotowywać bogatego menu. Wystarczający będzie dostęp do napojów (woda, sok, kawa, herbata) i skromny poczęstunek w postaci ciasta, fingerfood lub owoców.

Zorganizowaliśmy konferencję prasową – co dalej?

Po konferencji należy przesłać materiały prasowe do wszystkich redakcji. Choć organizacja konferencji jest możliwa w stosunkowo krótkim czasie, warto powierzyć to zadanie specjalistom. Kluczowa w tym przypadku jest dobra znajomość mediów i pozytywne relacje z dziennikarzami – co bez wątpienia jest domeną agencji PR.