Nawet jeśli Twój zespół nie zajmuje się stricte PR-em, niewątpliwie ma wpływ na wizerunek firmy. To, jak brzmią wysyłane maile do klientów czy podwykonawców, jak pracownicy opowiadają o swoim zawodzie – wszystko ma wpływ na reputację organizacji. Na jakie szkolenia postawić, aby każdy wyniósł coś cennego dla siebie – niezależnie od swojego zakresu obowiązków?

Rola tone of voice w public relations

To, w jaki sposób organizacja pisze komunikaty, ma ogromny wpływ na postrzeganie jej. Niezależnie, czy są to np. newslettery, pisma do klientów, maile czy informacje dla podwykonawców – wszystko powinno być ustandaryzowane i spójne ze strategią. Dzięki temu będziemy kojarzeni z jednym, konkretnym stylem. Dobrze, jeśli powstanie dokument, który określi tone of voice, czyli swoisty głos marki. Może zawierać konkretne słowa, styl wypowiedzi czy frazy, których lepiej unikać.

Procedury wewnętrzne

Istotne jest także, aby stworzyć spójne zasady dla każdego pracownika – np. w formie podręcznika czy pliku online. W razie ewentualnych sytuacji kryzysowych wszyscy wiedzą, w jaki sposób zareagować. Dobrze, jeśli w wyznaczenie kierunku są zaangażowani pracownicy: kiedy nie jest on ustalany odgórnie, łatwiej jest wdrożyć go w życie. Włączanie ludzi w procesy strategiczne jest bardzo ważne z punktu widzenia budowania motywacji i poczucia wpływu.

Public relations i media relations. Analiza dotychczasowych działań

Powszechnie wiadomo, że najlepiej jest uczyć się na błędach. Najwięcej zapamiętujemy z tych popełnianych przez nas samych, dlatego warto postawić na konsultację z ekspertem, którzy przeanalizuje nasze działania krok po kroku i da cenne rady. A co, jeśli nie masz w firmie swojego działu public relations, a jedynie współpracujesz z agencją? Zawsze warto doszkalać tych, którzy mają kontakt z klientem bądź podwykonawcą. Choć handlowcy muszą skupiać się na sprzedaży, a marketingowcy na strategii promocji, łączy ich jeden cel zbieżny z działaniami public relations: zrozumiałe komunikowanie. Warto zatem wyjść nieco poza swój obszar i zdobyć kompetencje, które pomogą kreować pozytywny wizerunek.

Dobrze będzie w takim wypadku skorzystać z elastycznych konsultacji na godziny. Będą przydatne zarówno wówczas, gdy mamy jakieś zagadnienie do przeanalizowania, jak i gdy zależy nam na optymalizacji naszych działań. Eksperci z branży PR pomogą nam dopasować dotychczas podejmowane aktywności do strategii komunikacji tak, aby zachować jak największą spójność. Obejmuje to zarówno analizę tekstów na stronie, jak i treści maili i ofert czy nawet wygląd biura. Każdy element, z którym Twój klient ma styczność, można poddać audytowi i poprawić.

 Podnieś kompetencje zespołu

Nie wszyscy muszą być specjalistami z dziedziny PR, ale dobrze, jeśli każdy, kto ma kontakt z klientem, będzie miał podstawową wiedzę dotyczącą kształtowania wizerunku i rozumiał, jak jego działania przekładają się na postrzeganie firmy. Zadaniem agencji jest realizowanie kompleksowych działań PR, ale konieczna jest wiedza co do przebiegu współpracy między firmą a specjalistami od public relations.

 Decydując się na szkolenie zespołu, warto wspólnie z ekspertami dobrać zakres dopasowany do oczekiwań Twoich pracowników. Może to być np. content marketing, wykorzystywanie kontekstów medialnych, wystąpienia publiczne, copywriting, a może projektowanie graficzne… Znajomość podstaw może usprawnić realizację i współpracę z agencją, a także uspójnić wizerunek firmy wśród wszystkich odbiorców marki.