Najlepszy kryzys to taki, do którego jesteś przygotowany. Zachorowania w Twojej firmie lub organizacji mogą przydarzyć się każdego dnia. Nie daj się zatem zaskoczyć.

1. Przygotuj się na zmiany

Przygotuj plan zmiany miejsca pracy, komunikat i procedury zachowania dla pracowników oraz klientów. Zapoznaj swoich pracowników z możliwym scenariuszem, ustal zasady pracy zdalnej. Niech ewentualna konieczność przeniesienia swoich codziennych obowiązków do sfery online nie budzi w Twoich pracownikach strachu czy wątpliwości. Pamiętaj wówczas o ustaleniu, w jaki sposób się komunikujecie, jak raportujecie zadania, jak archiwizujecie dokumenty itd. Jeśli to możliwe, zaangażuj w proces tworzenia zasad pracy zdalnej osoby pełniących różnorodne funkcje: ich punkt widzenia i doświadczenie mogą się okazać nieocenione.

2. Zachowaj spokój

Jeśli zachorowanie się wydarzy – przede wszystkim zachowaj spokój. Nie wiem, czy wiesz, ale Polska jest 4. globalnie najbardziej bojącym się pandemii krajem na świecie. Panika i strach jest złym doradcą – wiemy już na tyle dużo o wirusie, żeby ograniczać jego rozprzestrzenianie w organizacji, dlatego więc postaw na rzetelne informowanie i zachowanie zasad bezpieczeństwa.

3. Dostarczaj tylko sprawdzonych informacji

Wypracuj procedury wewnętrzne, które będą obowiązywały każdego pracownika. Niech zawierają się w nich również wskazówki, pytania i odpowiedzi. Dezinformacja, poczucie zagubienia w szumie informacyjnym i niepewność źródeł mogą przyczynić się do powstania paniki, dlatego zawsze dbaj o to, by pracownicy mieli wyłącznie sprawdzone informacje. Niech każdy wie, do kogo zwrócić się z informacją o podejrzeniu choroby, a także co zrobić, jeśli okaże się, że zakażenie faktycznie nastąpiło.

4. Komunikuj otwarcie

Bądź transparentny i rzetelny. Powiedz o zmianie i poinformuj swoich pracowników/klientów, co Was teraz czeka. Brak komunikatu na pewno zostanie odnotowany. Reaguj na bieżąco. Zacznij od komunikacji wewnętrznej – aby pracownicy dowiedzieli się o przypadkach zachorowań od Ciebie, a nie z mediów.

Pamiętaj jednak o tym, aby nie podawać danych osobowych. Jeśli konieczne jest poinformowanie mediów lub sprawa już do nich trafiła – w treści komunikatu unikaj form osobowych (ja, my, nasze, u nas), podkreślania nazwy firmy czy eksponowania logo. Nie przybieraj emocjonalnego tonu i nie oceniaj – skup się wyłącznie na faktach. Najlepiej będzie wyznaczyć jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z mediami: przeszkoloną pod względem radzenia sobie ze stresem i dobrze przygotowaną. Niech nikt poza nią nie udziela informacji mediom. Pamiętaj o tym, aby stale monitorować w mediach wzmianki na temat Twojej firmy.

5. Bądź otwarty na feedback

Odpowiadaj na wszystkie pytania – nawet te, które z Twojego punktu widzenia mogą wydawać się nieistotne. Ludzie mają prawo się bać. Wysłuchaj ich, bądź empatyczny i odpowiadaj. Nie udzielaj poufnych informacji, które przekazali Ci inni pracownicy. Podkreślaj, że bezpieczeństwo jest priorytetem – i staraj się je realnie zapewniać.