Chyba nigdy w historii ludzkość nie doświadczyła tak szybkich zmian, zarówno technologicznych, jak i socjologicznych. Spowodowane jest to pandemią COVID-19, która narzuciła je światu, oddziałując na każdy aspekt naszego życia. Ale chyba największy jej wpływ możemy zauważyć w branży eventowej. 

Oczywiście – w trudnej sytuacji są małe biznesy, bazujące na bezpośrednim kontakcie z klientem, restauracje, usługi. Jednak to eventy, nie chcąc stracić swojej “bytności” w świecie, musiały zareagować agresywnie i natychmiast, dostosowując się do nowej rzeczywistości. Przeniesienie się ze świata fizycznego do cyberświata nastąpiło w mniej niż pół roku.

Wielki wybuch 2020

Przed pierwszym kwartałem 2020 r. firmy bardzo chętnie decydowały się na organizację konferencji, szkoleń zewnętrznych, wewnętrznych, integracji czy spotkań dla partnerów biznesowych. Budowanie relacji od zawsze opierało się na spotkaniach, na których oprócz załatwiania spraw zawodowych można było spędzić czas ze współpracownikami czy partnerami, którzy cenią naszą pracę i zaangażowanie. Dzięki temu lepiej się poznawaliśmy, zacieśnialiśmy nasze więzi. Wspólnie spędzony czas zarówno weryfikował nasze relacje, jak i wpływał na nawiązywanie nowych. Wydarzenia ostatniego roku mocno dotknęły naszą codzienność. Zakupy, odwiedziny u najbliższych, koncerty, wizyty u lekarza, bycie ze znajomymi czy nawet praca – obawa przed utratą zdrowia, strach o najbliższych, przyjaciół, znajomych czy współpracowników stały się numerem 1, a rynek musiał szybko reagować, aby chociaż dać namiastkę tego „przed”.

Nowe technologie jeszcze bliżej

Ten gwałtowny przeskok z wydarzeń stacjonarnych na te wirtualne podkreśla, jak istotne są technologie jak VR, AR czy AI, i że są one naszym ratunkiem. Co prawda wciąż są w początkowej fazie rozwoju, ale już zauważamy, że powoli definiują, jak będzie wyglądała nasza przyszłość.

Wraz z rozwojem technologii można zauważyć zmianę, jaka zachodzi w kolejnych pokoleniach, które są z nią związane. Przykładowo, dla millenialsów, którzy doświadczyli pierwszej zmiany – mediów społecznościowych – ważna jest możliwość personalizacji w każdym aspekcie, technologii, storytellingu, społeczności, chcą być obecni na swoich zasadach i zmieniać wszystko pod swoje widzi mi się, ale przy pomocy technologii. Widać zacierającą się dla nich linię dzielącą pracę i życie osobiste.

Co z przyszłymi pokoleniami?

Za trzy dekady od dziś uczestnikiem wydarzeń będzie pokolenie Alpha – ludzi urodzonych po 2010 roku, którzy w przeciwieństwie do poprzedników nie będą znali życia bez zaawansowanej technologii, Jednostka, i to będzie dla nich ważniejsze, będzie miała wpływ na to, co dzieje się wokół – właśnie dzięki technologii. Nie będą liczyć się granice geograficzne ani czas.

Aby do nich dotrzeć z odpowiednią usługą, organizatorzy wydarzeń będą musieli na nowo stworzyć zasady i ustanowić nowe regulaminy, dopasowane do nich. Związek między miejscem fizycznym a eventem, do tej pory jednego nie było bez drugiego, w 2020 roku został zerwany, a wraz z tym nasuwają się pytania – czy fizyczne miejsca kiedykolwiek znowu będą miały znaczenie dla eventów oraz czy natura networkingu i przebywania razem sieci zmieni się i nie będzie miała już sensu?

Poniżej 5 najmocniejszych trendów, które nadadzą kształt branży wydarzeń za kilka dekad:

Eventy hybrydowe

Już wiemy, że eventy w formie hybrydowej staną się normą. W najbliższych latach strach przed chorobami, jak COVID-19, będzie warunkował podróżowanie, uczestnictwo w zorganizowanych wydarzeniach, pracę. To, co teraz zaczyna być chlebem powszednim dla eventowca, czyli wydarzenia online, zamiast wielkiej fety w kilkuset metrowej sali z wysokim sufitem, w przyszłości będzie czymś bardziej naturalnym i oczywistym. Wydarzenia hybrydowe łączą dwa światy – fizyczny i cyberprzestrzeń, uzupełniając się i tworząc jedną całość. Dzięki prowadzeniu spotkań wirtualnych, przekraczamy granice geograficzne i czas, zapewnimy bardziej inkluzywne doświadczenia, a dzięki technologii łączność w przyszłości będzie na takim poziomie, że problemy techniczne połączeń nie będą istnieć.

Sztuczna inteligencja – Artificial Intelligence (AI)

Za 30 lat już nikt nie będzie reagował z podekscytowaniem, mówiąc o sztucznej inteligencji. Będzie nam ona towarzyszyła w codziennych czynnościach – gotowaniu, podróży do pracy nawigując pojazdami, kontrolując parametry Twojego ciała, czy stanie się osobistym doradcą, lepszym niż Siri. Również w eventach będzie ona wszechobecna i będzie bazą do każdego wydarzenia, od logistyki (sprzedaż biletów, rezerwacje) po eksperymentalne aspekty eventu.

Dla przykładu: oprogramowanie do rozpoznawania twarzy, wykorzystujące algorytm pogłębionego uczenia, może wpłynąć na relacje gość-uczestnik. Gospodarze od razu będą mogli dowiedzieć się, kim jest uczestnik, jaka jest jego historia zawodowa, jakie są jego mocne i słabe strony i czy uczestniczy w spotkaniu z ciekawości lub jest nowy w branży, czy może uczestniczy w evencie w celach biznesowych. Sztuczna inteligencja ułatwi komunikację dwóch światów.

Dodatkowo, każda czynność danego uczestnika będzie od razu mierzona – którzy wystawcy na targach najbardziej mu się spodobali, jakie strony internetowe odwiedza, a nawet ile pije kawy podczas wydarzenia stacjonarnego lub które tematy powodują u niego szybsze bicie serca. Dzięki temu algorytm będzie umiał przewidzieć, czego chcą konsumenci jeszcze zanim o to poproszą i mu to dostarczyć. Chatboty już teraz symulują rozmowy z ludźmi i oferują całkiem dobrą obsługę klienta.

Internet Rzeczy

Sieć inteligentnych urządzeń, które towarzyszą nam każdego dnia, wciąż rośnie – od telewizorów, telefonów, po inteligentne suszarki i szczoteczki do zębów. Do 2050 r. każdy event będzie „inteligentny” – zaprojektowany tak, żeby przewidywać potrzeby uczestników i od razu na nie odpowiadać. Drogowskazy ze spersonalizowanymi wskazówkami dotarcia, niewidoczne punkty dotykowe, które przypomną kiedy jest następna sesja oraz pokazujące ile czasu zajmie Ci dotarcie na miejsce – już teraz na rynku działa technologia beaconów, która wysyła informacje bezpośrednio do telefonów. 

Inteligentne budynki to osobny temat. W przypadku eventów jest szansa, że dzięki technologii dostosują się one do zmieniających się potrzeb uczestników w ciągu dnia – na przykład będą inteligentnie sterować atmosferą i dostosowywać ją do liczby gości. Za 3 dekady w użyciu mogą być też systemy, które w zależności od nastroju publiczności będą delikatnie zmieniać oświetlenie, muzykę w tle, a może nawet zapachy – zadziałają na wszystkie zmysły. Taka technologia da komfort uczestnikom i będą oni mogli w 100% skupić się tylko na doświadczaniu wydarzenia, a organizatorom lekko wpływać na ich samopoczucie i odbiór eventu.

Roboty

„W przyszłości zastąpią nas roboty” – to zdanie słyszymy na tyle często, że nam spowszedniało. Każdy o tym wie, ale mało kto zdaje sobie sprawę z powagi tego stwierdzenia. Ale tak właśnie będzie wyglądać nasza przyszłość, a na pewno eventy, które obsługiwane będą przy minimalnej liczbie ludzi. Rewolucja dzieje się już teraz – roboty humanoidalne jako goście telewizji śniadaniowych, otrzymujące prawa obywatelskie, czy zastępujące partnerów i będące lekiem na samotność. Mimo, że jeszcze nie widać tych zmian tak dosadnie (samochody bez kierowcy to wciąż rzadkość), za kilkadziesiąt lat normą będzie odbieranie VIP-ów z lotniska bez obsługi, a z automatycznym pojazdem, który dowiezie ich na miejsce. Póki co, wciąż kierujemy samochodami i dronami ręcznie, ale na rynku już działają roboty np. sprzątające, które nie potrzebują naszego przewodnictwa. Może w przyszłości, dzięki połączonej AI i robotyce, wystarczy jedna myśl, aby ekspres przygotował ulubioną kawę?

Rzeczywistość rozszerzona – Augmented Reality 

AR to kolejna technologia, której rozwojem i zastosowaniem są zainteresowane lub już rozwijają ją największe firmy na świecie. Jeszcze świat fizyczny i cyfrowy są postrzegane jako dwie odrębne kwestie. Ich łącznikiem jest AR, dzięki czemu nasza codzienność może otrzymać cyfrowy smaczek – czy to dzięki oglądaniu blendera z katalogu w formie 3D na ekranie telefonu czy aranżowania wnętrza na żywo zmieniając kolor ścian lub dopasowując meble.

Eventy dają ogromne pole do popisu tej technologii. Materializowanie się punktów orientacyjnych, brainstorming, sesje kreatywne w formie podchodów czy zachęcenie uczestników do integracji na żywo i cyfrowo – możliwości jest wiele. Prawdziwa wartość AR dla wydarzeń polega na połączeniu grywalizacji z pracą – na sprawieniu, by doświadczenie było pożyteczne, ale i przyjemne.

Virtual Reality 

Inaczej niż AR, które łączy miejsce fizyczne z cyfrowym, VR ma na celu przenieść użytkowników w alternatywną przestrzeń i czas. Będzie to podstawa wydarzeń hybrydowych, przenosząca je na wyższy poziom.

Trudno to sobie wyobrazić, dlatego podam przykład: właściciel statków wycieczkowych podczas targów podróżniczych będzie chciał zaprosić uczestników do zwiedzania pokładu jednego ze swoich wodnych pojazdów. Pokaże, jak działa sterownia, jak wyglądają pokoje, bar, a może nawet zaprosi do zaglądnięcia pod pokład, aby zobaczyć, jak wygląda silnik statku. Dotknięcie tkanin czy metalu, obecnych na pokładzie, może także być możliwe dzięki rozwiniętej technologii haptycznej. A to wszystko wciąż znajdując się w sali expo, setki kilometrów od najbliższej plaży. Obecnie ta technologia wymaga podłączenia do słuchawek, ale w przyszłości może wcale nie być potrzebna.

Z praktycznego punktu widzenia – jeżeli firma może pozwolić sobie na wysłanie tylko jednego pracownika, jako reprezentanta, na wydarzenie, dzięki tej technologii cały oddział będzie mógł wziąć udział w evencie – czy to za pomocą projekcji, czy awatarów, wchodząc w interakcje z innymi uczestnikami.

Faktem jest, że zanim nowe pokolenie Alpha postawi pierwsze kroki w świecie biznesu, będą tak przyzwyczajeni do tych technologicznych udogodnień, do wirtualnej komunikacji, jak obecnie millenialsi do mediów społecznościowych. Jeżeli przyszłość zdecyduje, że wydarzenia nie będą wymagały fizycznej przestrzeni, jedynym co nas będzie ograniczać, to wyobraźnia. Na pustyni, na księżycu – nie będzie granic nie do przekroczenia.

Tak jak wspomniałam na początku – eventy są potrzebne do komunikacji, kreowania wizerunku, budowania relacji networkingu, ale i sprzedaży. Ich bazą są ludzie i informacje. Te czynniki z pewnością nie zmienią się w ciągu tych 30 lat. Już teraz widać, jak bardzo ludzie tęsknią za atmosferą na koncertach, spotkaniach z przyjaciółmi, jak bardzo potrzebne im były coroczne konferencje naukowe do podtrzymania znajomości i eventy branżowe, do przypomnienia o sobie klientom.

Organizatorzy eventów stoją przed nie lada wyzwaniem. Muszą nadążać za tempem zmian, brać czynny udział w dialogu z branżą, środowiskiem i partnerami. Technologia pomoże i przyśpieszy to, co ma nadejść, ale nie wypełni brakujących miejsc na evencie.